Gepubliceerd: 09 juli 2024

Bij de formele aanvang van het Kenniscentrum Waterlinies (KCW) in 2018 was lokaal 5 in de bomvrije kazerne van Fort bij Vechten ons kantoor. We troffen een lokaal vol met spullen aan, zoals veel archiefdozen met ‘NHW kelder’ er op. Kasten werden geregeld om de dozen op te bergen en de chaos te verminderen. En er werd begonnen met het verwerken van al het materiaal, naast de andere werkzaamheden. Bij dat verwerken is nu een grote mijlpaal bereikt.

Archiefdozen op rolcontainten voor lokaal 5 van de kazerne van Fort bij Vechten.Niet lang na de aanvang ontvingen we ordners van een oud-medewerker van Bureau Bijzonder Beheer van de gemeente Utrecht, die de forten in eigendom van die gemeente beheerde. Het betrof ordners per fort die door de opgeheven Utrechtse Fortenstichting (UFS) in 1995-1998 waren samengesteld. De stichting was een samenwerking tussen de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht voor het beheer van de forten in de gemeente Utrecht. Het gaat dus om de vroege periode van herontwikkeling van de forten en het materiaal is daarom (potentieel) waardevol.

De ‘NHW kelder’ dozen bleken van het project Nieuwe Hollandse Waterlinie te zijn geweest. En met de pensionering van medewerker en boekauteur Chris Will kwamen er nog een aantal dozen met boeken en papieren in ons lokaal terecht. En ook door anderen werden boeken, tijdschriften en rapporten geschonken.

Lokaal 5 is echter niet gebouwd en ingericht als comfortabele kantoor- en geklimatiseerde archiefruimte. De twee radiatoren kunnen er onvoldoende warmte in krijgen en het vocht er niet uit houden. Voor de medewerkers is het al niet prettig, voor het papier was het voor de houdbaarheid zeker niet goed. We richtten ons eerst op het selecteren en beschrijven van het materiaal. De coronapandemie met de lockdowns zorgde daarbij voor een enorme vertraging. Begonnen werd met het samenbrengen van boeken en rapporten, en het ontdubbelen en beschrijven ervan. Dat scheelde een enorme hoeveelheid papier en ruimte.

In 2023 bleek dat onderbrengen bij Het Utrechts Archief (HUA) de beste en eenvoudigste manier was om het materiaal voor de lange termijn veilig te stellen. Middels de overeenkomsten van het interprovinciale Gemeenschappelijk Orgaan Hollandse Waterlinies (GOHW) met de centrumprovincie Utrecht was eigenlijk al geregeld dat HUA beschikbaar is als archiefdienst. En het KCW valt onder dat GOHW. In overleg met HUA-medewerkers werd het einddoel duidelijker en hoe het materiaal en de metadata aangeleverd moesten worden.

De inhoud van de ordners van de UFS werden in zuurvrije mappen en dozen gedaan. Twee lege ordners met de gekalligrafeerde namen van de forten er op, bewaren we apart. De NHW-archiefdozen werden ook onder handen genomen, waarbij geselecteerd werd op te behouden materiaal. Ander te bewaren materiaal van onbekende herkomst werd als de deelcollectie KCW in mappen en dozen verpakt. De rapporten die daarbij werden aangetroffen werden apart gehouden en, voor zover nog niet in de deelcollectie Rapporten opgenomen, in het collectiesysteem beschreven.

Met zelf geschreven software en gebruik van barcodes kon in slechts een paar werksessies door drie personen het materiaal omgepakt en beschreven worden. Deze beschrijvingen zijn in het eigen collectiesysteem geïmporteerd en gekoppeld aan de forten, waarna een deel van de informatie voor het archiefsysteem bij HUA werd geëxporteerd. Zo zijn de administraties van KCW en HUA goed op elkaar aangesloten. En op 26 juni jl. zijn 39 dozen met 507 dossiers overgebracht naar het provinciaal depot van HUA.

Alleen een paar kleine deelcollecties van A3-rapporten, historische boeken, posters, dia’s en video’s moeten nog worden geselecteerd, beschreven en omgepakt. Ook aan de handbibliotheek van boeken en tijdschriften wordt nog gewerkt. Dubbele en niet-relevante boeken en rapporten zijn apart gehouden en daaruit mogen de vrijwilligers een keuze maken.

Maar de bulk van ons waardevolle materiaal heeft dan eindelijk een goed onderkomen gevonden. Het materiaal staat op het moment van publiceren in de quarantaine-opslag, wordt mogelijk bestraald als er schimmelsporen worden aangetroffen en wellicht daarna gescand. Te zijner tijd is het materiaal in de studiezaal van HUA voor iedereen in te zien en zodra dat mogelijk is laten we dat uiteraard ook weten. Voor inhoudelijke vragen en assistentie bij het gebruik van het materiaal blijven we als KCW uiteraard voor iedereen beschikbaar.

(Met dank aan vrijwilligers Henk van Amerongen, Wil Fries en Ben Hermans.)

Documenten in HUA Depot
Het Utrechts Archief