Gepubliceerd: 03 september 2024
Ook in het eerste half jaar van 2024 is er gewerkt aan de collectie van het Kenniscentrum Waterlinies (KCW), zowel met papier als digitaal. Het papieren materiaal dat bij Het Utrechts Archief (HUA) in bewaring is gegeven heeft heel veel tijd gekost, waardoor het digitale materiaal wat minder aandacht heeft kunnen krijgen. In dit artikel informeren we over de werkzaamheden maar vooral over wat er nu ook zelf in de collectie is te vinden.
Op onze website kan je afbeeldingen en documenten apart doorzoeken. En bij elk zijn er thema's waarmee je kan zien welke items in een halfjaar zijn toegevoegd, met een eenvoudige filter-knop om daarop te zoeken. Natuurlijk zijn er ook twijfelgevallen, zoals bouwtekeningen die niet een foto en ook geen rapport zijn, maar ook niet-visuele informatie bevatten. Bovendien zou het betekenen dat een boek als document genoemd moet worden, maar de bijbehorende platenatlas bij de afbeeldingen. De kans is daarom groot dat in de toekomst de afbeeldingen en documenten worden samengevoegd.
Bij de afbeeldingen zijn in het eerste half jaar veel historische foto's en tekeningen toegevoegd. Die hebben we als scans maar we weten niet waar de originelen zich bevinden. Zoals foto's en verlofpas van ene Jakob Boersema.
Ook de diverse oude en nieuwe bruine ANWB-borden zijn al toegevoegd, omdat dat nu eenvoudiger zou moeten zijn dan over 20 jaar. Ook zijn al enkele van de vele foto's van de Diefdijk toegevoegd, met name foto's van rond 2016 over de 8e-fase herinrichting.
Wat betreft documenten werken er continue meerdere vrijwilligers aan het invoeren en beschrijven van de handbibliotheek van recente papieren tijdschriften en boeken. Daarvan zijn er veel toegevoegd, maar er is nog geen scan van minimaal de kaft. Dat is wel het geval met 17 historische drukwerken die ook zijn toegevoegd. Ook zijn er meerdere recente, digitale publicaties aan toegevoegd zoals een thema-tijdschrift over de Kromme Rijn.
De overdracht aan HUA maakte dat er bij de documenten vooral 237 documentmappen zijn beschreven en toegevoegd aan de collectie. Medewerker René Ros moest de selectie maken welk materiaal wel en niet bewaard zou worden. Wellicht was het beter geweest als iemand dat had gedaan die betrokken was bij het project Nieuwe Hollandse Waterlinie, met kennis over de organisatie en haar werkzaamheden. Veel rapporten en dvds bleken dubbel en veel boeken waren weinig relevant, zodat er het nodige is afgevoerd.
De selectie werd gebaseerd op een vooraf opgestelde lijst van criteria waarbij niet bewaard zouden worden. Zoals krantenartikelen en afdrukken van digitaal materiaal, die al in de eigen of andere collecties te vinden zijn. Wat betreft krantenartikelen denken we dan uiteraard aan de historische krantenwebsite Delpher, waarin ook gezocht wordt als je op onze website zoekt.
Behalve de selectie werd door René Ros ook eigen software geschreven om buiten het collectiesysteem om zo efficient mogelijk de documentmappen te beschrijven. Het huidige collectiesysteem ondersteunt namelijk niet het afdrukken en scannen van QR-codes. Door de QR-codes kon het ompakken van de al eerder ingevoerde 270 rapporten met drie personen in slechts één dagdeel gedaan worden. Een persoon scande de barcode en deed het rapport in een omslagmap, een ander schreef het door de software toegekende volgnummer op de map en deed ze in een archiefdoos.
Voor de documentmappen deden drie personen lopende band werk: een opende de map en sprak het onderwerp of een eigen beschrijving uit, dat door een tweede werd ingevoerd waarna een derde het toegekende volgnummer op de map schreef en in een archiefdoos deed. Na verbetering van de ingevoerde beschrijvingen werden er inlegvellen met de omschrijving en QR-code afgedrukt en in de mappen gestoken. Als dat apart door drie mensen was gedaan, laat staan door maar één persoon, dan had dat veel meer mensuren gekost en een veel langere doorlooptijd gehad. Ook hiervoor dank aan de vrijwilligers Henk van Amerongen, Wil Fries en Ben Hermans.
We blijven verder werken aan de collectie en het geïnteresseerde publiek op de hoogte houden. Voor nu hopen we dat het toegevoegde materiaal ook gevonden gaat worden, door mensen die het nuttig kunnen gebruiken.
(Foto: Huib Fransen.)